Bättre koll på mängder i anläggningsprojekt

Hur verifierar man projektkostnaderna inom ett anläggningsprojekt som är kontrakterat på AB 04, mängdkontrakt?

David Söderström, produktchef CASAI på Diagona AB, lyfter fram fördelarna med digitaliserade flöden som håller koll på mängdregleringen.

Vi tar ett exempel där vi bygger en väg för 100 miljoner kronor. Hur blir kostnaderna verifierade i projektet? Finns det bra verktyg och etablerade arbetsprocesser för att säkerställa att projektkostnaden blir rätt reglerad gentemot utföraren? I dom flesta fall är svaret är nej.

Att verifiera projektkostnaderna för ett anläggningsprojekt kan låta som en enkel uppgift. Men i många fall så kan denna process bli komplex och svårhanterad.

I Sverige så jobbar vi mycket med någonting som heter mängdkontrakt när det kommer till att handla upp anläggningsentreprenader. Anledningen till att man använder mängdkontrakt är för att mängder inom ett anläggningsprojekt inte kan uppskattas med 100 procents säkerhet. När man ska producera en byggnad är det enklare att kvantifiera mängderna.

Genom bra mätning och reglering kan du i princip uppskatta med 100 procent säkerhet hur många kvadratmeter gips eller antal skruvar som kommer att gå åt för att producera den specifika byggnaden. Då kan stora delar av projektets kostnader verifieras redan i upphandlingsskedet och slutkostnaden kan lättare estimeras.

Genom att använda spetskompetens inom mängdkontroller och rätt verktyg för att hantera mängdregleringsprocessen kan du få kostnadskontroll, dokumentation och spårbarhet som uppfyller kraven vid en granskning.

Regleringsprocessen i anläggningsentreprenader utförs oftast med periodiska avstämningar till exempel vid månadsbryt. Då mäter utföraren upp hur mycket den har producerat den specifika perioden för respektive kod och skickar över detta för granskning till beställarparten. Oftast sker detta i Excelbaserade system som kräver mycket manuell input för att säkra spårbarheten i underlaget, dock uteblir denna input oftast helt. Det saknas också dokumentation och spårbarhet på vem som granskat respektive mängd för den specifika perioden i denna typ av system.

Mängdförteckningarna består oftast av ca 100–300 koder. Koderna i mängdförteckningen är samtliga arbeten som ska utföras i entreprenaden. Dom flesta koderna är reglerbara och ska mätas upp. Vid ett projekt som löper på i 12 månader så ska majoriteten av koderna mätas upp 12 gånger om reglering sker på månadsbasis. Om mängdförteckningen har 300 koder blir det således 12×300=3 600 poster att hålla reda på.

I de flesta projekt revideras mängdförteckningen då bygghandlingarna ändras, så kallade PM. Att hålla koll på vad som ingick initialt i kontraktssumman och vad som avser extra-arbeten blir således inte heller helt lätt.

Med rätt verktyg kan man hantera många av de utmaningar som uppkommer i regleringsprocessen. I molnbaserade och digitala verktyg säkerställer man spårbarheten genom att granskningshistorik och beräkningsunderlag är kopplad till varje mängd som tas ut. Det blir också enkelt för beställarparten att visa till sina revisorer vid en granskning hur projektkostnaden har blivit verifierad.

”Det är mycket mängder som ska verifieras och det finns många arbetstimmar att effektivisera borT”

Ett molnbaserat system kan ge hela organisationen tillgång till ekonomiska data i realtid och förutsättningarna för att ta bättre beslut ökas.

Genom att använda ett systems inbyggda logik blir hanteringen av regleringsprocessen lättare. Användare för enkelt in revideringen av mängdförteckningen, och systemet håller isär på vad som ingick i kontraktet och vad som avser ändring, tillägg och avgående, ÄTA.

Med effektiva och dynamiska arbetsflöden ges förutsättningar för en snabbare granskningsprocess där effekten blir att kassaflödet blir jämnare och utföraren gynnas av bättre förutsättningar för en god likviditet. En win-win-situation som både beställar- och utförarparten drar nytta av.

I Sverige omsätter vi omkring 100 miljarder om året i anläggningsinvesteringar och den offentliga marknaden står för ca 50 miljarder. Det är mycket mängder som ska verifieras och det finns många arbetstimmar att effektivisera bort. Både utförare och beställare har ett gemensamt intresse hålla koll på de mängder som produceras i projekten samt att effektivisera bort administrativ tid. Hur jobbar din organisation med att verifiera projektkostnaderna? Har ni rätt kompetens för att säkerställa slutkostnaden för projektet?

Text: David Söderström
Produktchef CASAI på Diagona AB

Fakta: Utförandeentreprenad enligt AB 04

Allmänna Bestämmelser AB 04 är avsedda att användas vid byggnads-, anläggnings- och installationsentreprenader på utförandeentreprenad. Det innebär att beställaren svarar för projektering och entreprenören för utförande. Standardbestämmelserna kan användas både vid delad entreprenad och generalentreprenad.