Innovation som håller – Årets samhällsbyggare Erika Hedgren transformerar Trafikverket

Nästan 10 000 tillsvidareanställda. 84 miljarder kronor i årliga anslag. Och en inköpsvolym på drygt 60 miljarder.

Trafikverket har kanske inte rykte om sig att vara en dynamisk hubb för nytänkande och omställning. Men det är något som innovationsstrategen Erika Hedgren på jättemyndigheten tror att den kan bli.

– För första gången har vi med innovation via affärerna som en del i inriktningsunderlaget till den kommande nationella planen, säger hon.

Nu har hon tilldelats utmärkelsen Årets samhällsbyggare.

Det hela handlar om ett paradigmskifte – med nya sätt att tänka och jobba på – som utmanar, vrider och vänder på hur och varför vi ställer frågor och hur vi hanterar svar. Alltså, att vi måste organisera oss för innovation om vi vill lösa de enorma problem samhället och världen står inför – både när det gäller att hushålla med ekonomi och naturresurser.

För Erika Hedgren, som verkar inom inköp på Trafikverket, har frågan om vilken roll upphandlingar kan ta för att bidra till att lösa många av samtidens och framtidens utmaningar blivit central.

Därför blir själva begreppet upphandling allt för snävt.

– Jag vill hellre prata om affärer, offentliga affärer och offentliga verksamheters efterfrågan i stället för upphandling. Många förknippar upphandling bara till själva upphandlingsprocessen, det vill säga från det att vi annonserar en upphandling till det att vi tecknar kontrakt, säger hon.

– Men det här handlar om att vi använder hela vår affärsvolym, inköpsvolym, liksom hur vi använder vår efterfrågan mer strategiskt för att driva på näringslivet för att nå våra mål.

Osäkra beställare

Erika utbildade sig till civilingenjör inom industriell ekonomi. Men det var en ”insäljande professor” som lockade över henne till samhällsbyggnad, berättar hon.

– Jag hade inte haft någonting med samhällsbyggnad att göra tidigare.

Det forskningsprojektet som bidrog till omvändelsen handlade om industriellt byggande av flerbostadshus i flera våningar med trästomme, vilket hade många fördelar jämfört med sådant byggande som var legio i branschen i stort.

– Det var någonting som var ganska nytt då, 2006. Som beställare fanns det en väldig osäkerhet kring detta just för att det var nytt.

Främjande eller hämmande effekt

Tanken var att hon skulle räkna på livscykelkostnader för att reducera osäkerheter om förvaltningsskedet för dessa flerbostadshus – och det var också detta som var fokus för finansiärerna Träcentrum norr och Interreg nord (Energy Efficiency in Buildings, IEEB).

Men ju mer data hon samlade in, ju mer hon beräknade, ju fler intervjuer hon gjorde, desto mer insåg hon att det inte var där osäkerheterna låg, egentligen.

– När någonting är nytt så passar det liksom inte in i rutiner och beslutsprocesser, och inte ens i tolkningarna hos de som ska fatta besluten. Man tolkar ju det nya utifrån de referensramar man redan har, alltså det gamla.

Beställarsidan, i det här fallet fastighetsägare, kan alltså antingen ha en främjande eller hämmande effekt när det gäller innovationer.

Det som var särskilt intressant för Erika Hedgren var vilken roll det offentliga kunde spela för att driva på den omställningen. Visst ska skattefinansierade verksamheter hushålla med medlen – men lever inte under samma ekonomiska krav och ska verka för att nå vissa samhälleliga mål, klimatmålen inte minst.

– Och då blev det ju mycket mer spännande för mig. Jag menar, jag disputerade för tio år sedan, men redan då talade vi om hållbarhetsmål och omställning. Samhällsbyggnadssektorn har ju en sådan stor påverkan på livet, hur vi lever och hur vi kan leva och hur vi kan verka. Det var kanske inte det som drev mig till sektorn, men det är det som får mig att stanna kvar.

Vilka är då de stora förändringar på området som du har sett under de tio åren på Trafikverket och sedan du doktorerade?

– Det är väl medvetenheten om att ständiga förbättringar inte kommer att lösa ut våra utmaningar och göra att vi når alla målen. Kvalitet, kvalitetsutveckling och kvalitetsstyrning är viktigt, absolut. Men vi står i ett läge där de utmanande målen vi har ställer helt nya krav på vår förmåga att kunna tänka om, tänka nytt och faktiskt börja ifrågasätta gamla sanningar och gamla referensramar. Vi kanske behöver nya verktyg och nya logiker?

Hur omsätter du allt detta i ditt jobb på Trafikverket?

– En del handlar om att skapa en medvetenhet och kunskap hos Trafikverkets beslutsfattare som kan bidra till att skapa nya strukturer: tänka nytt, göra nytt.

Största delen av arbetet är med Trafikverkets forskning och innovation, FOI, och mer specifikt detta med utvecklingen av förmågan att driva innovation i rollen som beställare.

Men jobbet är så mycket mer än så – det kan handla om mycket mindre sammanhang, att koppla samman personer i olika delar inom och utanför organisationen.

På Trafikverket har Erika varit i drygt tio år. Och i över åtta år har hon jobbat med det hon gör i dag.

Trafikverket är med sin formidabla tyngd en spelare som kan, och kanske också måste, ställa om för att klara omställningen.

– Transportinfrastrukturen är en ordentlig bov idag, så där krävs det ett helt annat beslutsfattande. Vi kan behöva omvärdera ganska mycket.

Till målen om ekonomi, framkomlighet, tillgänglighet och robusthet har minskad klimatpåverkan tillkommit och blivit allt viktigare.

”Vi använder marknaderna som verktyg för att utveckla den innovation vi behöver för att nå våra och samhällets mål. Vi har inte så mycket tid att spela på, vi behöver accelerera.”

Hur skulle du beskriva hur Trafikverket jobbar med detta i dag?

– Vi har ju ett brett uppdrag. Trafikverket har planeringsansvaret för alla transportslag, säger hon och nämner de transportpolitiska målen som i sin övergripande formulering är att ”säkerställa en samhällsekonomiskt effektiv och långsiktigt hållbar transportförsörjning för medborgarna och näringslivet i hela landet”.

– Men sen har vi det här huret: hur infrastrukturhållningen, alltså byggandet, driften och underhåll av vägar, järnväg eller hela transporter också ska utvecklas och ställa om till exempel klimatneutralt. Och utan påverkan på djur och natur, hälsa och miljö. Och det fokuset har ju ändrats. Tidigare har det legat ganska ensidigt på kortsiktiga kostnadseffektiviseringar av huret, alltså ökad produktivitet. Men det är ju inte enda målet i dag. Vi har en komplex målflora av flera faktiskt motstridiga mål som myndigheten behöver hantera.

Men den allra största delen av detta arbete gör inte myndigheten självt, utan köper varor, tjänster och entreprenader av utförare av olika slag via offentliga affärer. Inköpsvolymen ligger på omkring 75 procent av den totala verksamhetsvolymen. 2022 landade det på omkring 61 miljarder kronor.

– Det är ju drygt en procent av Sveriges BNP. Så vi har stor potential att nyttja vår efterfrågan till att bli marknads- och innovationsdrivande. Vi ska både anskaffa något och tillgodose ett behov – det må vara pennor eller andra varor eller tjänster – konsulttjänster eller entreprenader eller vad det nu vara.

– Men affärerna ska också driva på utvecklingen. Vi ska nyttja marknadsmekanismerna för att driva på utvecklingen mot samhällets mål, målstyrd innovation som vi kallar det.

Positiva risker

Mycket handlar om synen på risker och möjligheter.

– I riskhanteringen fokuserar vi väldigt mycket Men vi fokuserar inte på de positiva riskerna, det vill säga risken för att inget bra händer.

Men det finns riktigt goda exempel. Erika Hedgren nämner en pågående innovationsupphandling om automatiserad mätning av järnvägsanläggningen.

”Ständiga förbättringar kommer inte göra att vi når alla mål. Vi behöver kanske nya verktyg och nya logiker?”

I förstudien står det:

”Syftet är att digitalisera tillståndsbaserat underhåll inom järnväg för att minska trafikstörningar genom ökad kunskap om effektsamband relaterade till anläggningens degradering och underhållsåtgärder.

Det huvudsakliga målet är att genom förbättrad produktivitet och driftsäkerhet minska trafikstörningar orsakade av anläggningens tillstånd samt dess underhåll. Det uppnås genom att reducera det trafikstörande avhjälpande underhållet och förbättra det förebyggande underhållet.”

– Den tycker jag är lite av ett flaggskepp där Trafikverket faktiskt är en modig beställare och använder för oss helt nya verktyg och affären som utvecklingsverktyg.

– Det är nog den kortaste kravspecen som vi har gått ut med någonsin, helt enkelt formade för att ge ramen, men inte hindra en flora av lösningar. Vi vill inte köpa en specifik produkt, typ en sensor. Vi vill köpa informationstjänster och det kan ju finnas något annat som ensamt eller tillsammans med en sensor är mycket bättre – det vet ju inte vi på förhand.

Risk att bygga monopolister

Nytt är också att det i förarbetet har skett en bred marknadsdialog, även med utländska aktörer. Själva upphandlingsprocessen genomfördes i flera steg och med så kallad dialogbaserad upphandlingsprocess. Fyra leverantörer är kontrakterade i den fortsatta processen, som är uppdelad i tre etapper. I den första etappen fick aktörerna vidareutveckla testa och verifiera sina förslag på lösningar. I etapp två demonstreras och valideras resultaten och metoderna vidareutvecklas. Etapp tre är själva köpet av informationstjänst – eller informationstjänster. För det är inte nödvändigtvis bara en aktör som landar affären:

– Det här kontraktet låser inte fast oss i att vi ska köpa av en leverantör. Deras information kanske kompletterar varandra eller beroende av varandra.

– Just det där med att kontraktera mer än en aktör i affären för utveckling och leverans skapar en marknad med konkurrens. Och det är också jätteviktigt för oss: fungerande marknadsmekanismer bygger ju på att det finns konkurrens, att det inte är en monopolsituation. För det kan vara en risk med innovation, att man bygger monopolister.

En farhåga som jag har hört nämnas är att företag är rädda för att just deras teknik röjs och kopieras. Hur ser du på det?

– Vi är en offentlig verksamhet så det är såklart en juridisk fråga som behöver hanteras. Men vi har alla möjligheter att se till att företagshemligheter beläggs med sekretess, sådant kan vi reglera genom kontrakt.

Hur tycker du att Trafikverket har utvecklats under de åren du har jobbat med det här? Har det blivit en kulturförändring inom myndigheten?

– Det håller i alla fall på att bli det. Sedan är det ju alltid så att förändringar i stora organisationer – oavsett om de är offentliga eller privata – kräver sin uthållighet. Vi är väldigt bra på riskminimering och vi är väldigt bra på kvalitetssäkring: vi har ju processer och rutiner och arbetssätt och allt. Men för innovation är det inlåsande.

Och att göra prognoser utifrån hur det har varit hittills kan slå fel för det bygger inte framtidens samhälle.

– Men på det stora hela tar vi nu steg och inser att det här med att bygga innovationsförmåga är viktigt.

– Vi börjar också tala om hur vi kan koppla ihop fyrstegsprincipen och Trafikverkets efterfrågan till att tänka om och tänka nytt – att få till fler steg ett- och två-åtgärder, alltså ett mer effektivt utnyttjande av den befintliga infrastrukturen, exemplevis genom digitala lösningar istället för fysiska åtgärder.

Ett sådant exempel är arbetet med de omkring 3 500 oskyddade plankorsningar på järnvägen, där det händer att människor förolyckas. Att bygga om eller bygga nytt på alla dessa skulle bli oerhört kostsamt och ta mycket lång tid – 75 år.

Efter en upphandling blev det bolaget Digital tvilling AB som utvecklade en helt digital lösning, en app där trafikanter, exempelvis gående, cyklister och bilister, blir uppmärksammade på ankommande tåg om man befinner sig i närheten av en sådan oskyddad plankorsning.

– Sedan är ett kvarstående hinder EU:s regelverk: det går i dag inte att kräva att tågen ska ha GPS-sändare installerade.

Nu har du jobbat på Trafikverket i omkring tio år. Var befinner sig myndigheten tio år in i framtiden?

– Jag hoppas att vi har byggt en organisation för innovation, att det är en del av vårt DNA. Vi använder marknaderna som verktyg för att utveckla den innovation vi behöver för att nå våra och samhällets mål. Vi har inte så mycket tid att spela på, vi behöver accelerera.

– Det är ju därför jag gör det jag gör, jag vill ju bidra till samhällsutvecklingen.

Det bidraget gör Erika Hedgren också som forskare. I fjol blev hon adjungerad professor på Luleå tekniska universitet.

– Frågan kom faktiskt från Byggherrarna. De hade identifierat att byggherrerollen behöver förstärkas både i forskning och i utbildningarna.

Hur ser du själv på din uppgift och roll på LTU?

– Jag ser väl mig som en brygga mellan forskning, utbildning och praktik. Dels att praktiken skapar frågor till forskningen. Men det handlar också om att få ut mer forskning till praktik och tillämpning ute i verksamheterna, säger hon.

Dessutom vill hon vara en förebild för andra kvinnor i sektorn och akademin.

Handledning, möten med studenter, kollegor och input från forskning ser till att Erika inte blir allt för bekväm i sin roll, att vässa de kritiska frågorna. För ett som är säkert är att saker och ting förändras hela tiden, och då handlar det om att vara öppen för förändringen för att kunna möta den på bästa sätt. För att bli för bekväm och ingrodd kan i sig utgöra ett hinder för förändring.

– Jag inser att jag har varit åtta år i samma roll i Trafikverket, och i samma organisation i tio år. Då kommer ju tanken: ”Borde jag kanske flytta på mig?” För ju längre man är och verkar i ett sammanhang desto mindre ser man. Det finns ju inga bättre än nyanställda som kan ställa frågor som utmanar gamla sanningar.

En sådan sanning som hon utmanar är det projektfokus som finns i branschen.

– Vi genomför alla delar i flödet genom olika affärer, egentligen. Vi genomför drift- och underhållsentreprenaden som ett projekt. Och ett investeringsprojekt består egentligen av flera olika affärer. Och vad säger då att ett projekt börjar och ett projekt slutar?

Jag får uppfattningen att du har stark inneboende nyfikenhet. Stämmer det?

– Så är det ju absolut. Och det är kanske därför jag jobbar med det här. Och som adjungerad professor får jag ju vara den här länken och bryggan till ny kunskap.

Och får stilla din nyfikenhet lite grann, kanske?

– Absolut, det är ju kompetensutveckling för mig också.

Hur präglar allt detta vi har pratat om ditt sätt att angripa vardagsproblem?

–Det är ju så mycket mer energikrävande att tänka nytt än att tänka gammalt, så på fritiden uppskattar jag att inte behöva använda hjärnan.

Hur gör du det?

– Det handlar om sådant som att vara ute i naturen, att göra mer fysiska saker. Men också att inte ifrågasätta så mycket, exempelvis när jag går och handlar mat. Då är det ju ganska enkelt om man tar samma yoghurt som man alltid har valt.

Om vi hoppar tillbaka till tiden innan du hamnade där du hamnade – som strateg på Trafikverket, forskare och adjungerad professor. Hur skulle du tänka kring det då?

– Det är lite dubbelt. Jag har ju alltid varit väldigt nyfiken. Och jag får ju inse att jag tycker om att utmana det vedertagna. Men jag hade ganska dåligt självförtroende under hela min uppväxt och var väldigt blyg.

– Jag har alltid varit bra på att skriva och jag har alltid haft jättebra betyg i svenska och så där. Men det har alltid varit ångestladdat, och har alltid haft en extrem prestationsångest när det gäller att skriva. Att skriva var det jag tänkte att en doktorand gjorde. Och då sade jag till mig själv: ”Det finns väl inget bättre arbete då för mig, för då kommer jag aldrig mer vara nervös för att skriva.” Jag har alltid utmanat mig själv på det sättet.

Just detta är kanske den viktigaste egenskapen för att möjliggöra innovation – som människa, organisation och samhälle: att våga utmana, inte minst där det är som jobbigast.

Text: Fredrik Hielscher

Erika Hedgren

Ålder: 44 år.

Utbildning: Civilingenjör industriell ekonomi och teknologie doktor i träbyggnad.

Jobb: Innovationsstrateg inom inköp på Trafikverket och adjungerad professor vid Luleå tekniska universitet.

Intressen: Stugliv och skogspromenader på sommaren, utförsåkning i fjällen på vintern, och så självklart att umgås med familj och vänner.

 

Årets samhällsbyggare

Tilldelas en yrkesverksam person som har gjort betydande insatser för samhällsbyggandet och samhällsbyggare.

Priset delades ut under SB-dagarna som i år hölls i 7A i Stockholm 5–6 oktober. Vinnaren tilldelas skulpturen S-kronan av Carl-Gustaf Ekberg.

– Det är fantastiskt roligt att få en utmärkelse för ett arbete som engagerar mig och som jag brinner för.

– Det ger mig än mer energi och kraft att fortsätta arbetet för innovation och omställning i samhällsbyggnadssektorn.